Hans Ostner Installations- und Heizungsbau GmbH, München
Büro-Organisation - Erstellen eines Verwaltungshandbuchs:
Der Kunde ist ein professionelles Fachhandwerks-Unternehmen in den Bereichen Bad- und Sanitärtechnik, Heiztechnik + regenerative Energie, Wassertechnik und Klima- und Lüftungstechnik.
Die Hans Ostner Installations- und Heizungsbau GmbH ist seit über 70 Jahren in ihrem Geschäftsbereich tätig und beschäftigt derzeit ca. 25 Mitarbeiter. Um ein Unternehmen dieser Größe effizient verwalten zu können, wünscht sich die Geschäftsleitung ein Verwaltungs- und Prozesshandbuch. In diesem Handbuch sind alle Tätigkeiten und Abläufe beschrieben, die in der Verwaltung anfallen.
Dieses ist sowohl für neue Mitarbeiter hilfreich, um die Abläufe im Unternehmen kennenzulernen, als auch für Urlaubs- und Krankheitsvertretungen, um die anstehenden Aufgaben bestmöglich zu erfüllen. Und auch erfahrene Mitarbeiter profitieren von einem Nachschlage-werk, in welchem sie Vorgänge, die nur hin- und wieder anfallen, nachlesen können.
Ziel ist eine effiziente, durchdachte und reibungslos laufende Verwaltung, die so dokumentiert ist, dass sich jeder Mitarbeiter darin zurechtfindet.
Der erste Schritt zu Erstellung des Handbuchs war die Aufnahme der vorhan-denen Verwaltungsprozesse. Dazu ermittelte najka Agentur in Zusammenarbeit mit den zuständigen Mitarbeitern aus der Verwaltung, der Disposition und der Geschäftsleitung, welche Arbeitsschritte derzeit im Unternehmen anfallen. Wir begleiteten die Mitarbeiter über einige Tage und dokumentierten die anfallenden Aufgaben und die Art der Abarbeitung. Dabei hinterfragten wir die Prozesse und erarbeiteten Vorschläge für mögliche Verbesserungen.
Im zweiten Schritt wurde das Verwaltungshandbuch geschrieben und in enger Absprache von den jeweiligen Mitarbeitern und der Geschäftsleitung ergänzt.
In regelmäßigen Abständen fragen wir die Funktionalität der Prozesse ab und passen sie an neue Gegebenheiten an. Für neue Aufgaben dokumentieren wir ebenfalls regelmäßig oder auf Anfrage neue Prozesse. So ist das Verwaltungs-handbuch immer ein aktuelles Nachschlagewerk für die Abläufe in der Unternehmensverwaltung.
Das Feedback des Kunden macht uns stolz darauf, dass wir gute Unterstützung geleistet haben:
'Mit einem klaren Plan und viel guter Laune sind die najka-Damen in unser Unternehmen gekommen. Schnell und effizient haben sie unsere Arbeitsprozesse strukturiert und dokumentiert. Danke dafür!'
Thomas Alsch,
Geschäftsführer der Hans Ostner Installations- und Heizungsbau GmbH