Ablage offline und online

Die meisten Unternehmen haben nach wie vor sowohl eine Papier-Ablage, als auch eine Datei-Ablage. Vieles wird als Datei abgespeichert aber ebenfalls ausgedruckt und in Ordnern abgeheftet. Hier gilt es zu prüfen, ob wirklich alles gedruckt abgelegt werden muss, oder ob es nicht ausreicht, die Dateien gespeichert zu haben. 
Dazu ist folgendes zu beachten:

Ablage offline (Papier)
Grundsätzlich heben die meisten Menschen auch im Berufsumfeld viel mehr auf, als sie brauchen. Man hält einen Prospekt oder ein altes Angebot in der Hand und denkt sich 'wer weiß, ob ich das nicht vielleicht doch noch mal brauchen kann'. Oder man druckt 'sicherheitshalber' das bereits gespeicherte Dokument nochmal aus, um es in einen Ordner abzuheften. Das ist Platz- und Papierverschwendung.
Werden Sie also mutig beim Wegschmeißen! Heben Sie nichts auf, das Sie bereits als Datei gespeichert haben (Voraussetzung ist allerdings ein regelmäßiges Backup Ihrer Dateien). Heben Sie keine Prospekte, Angebote, Notizen auf, die älter als ein Jahr sind – es gibt inzwischen sicher aktuellere Infos.

Wenn Sie unsicher sind, Unterlagen direkt wegzuwerfen – nehmen Sie einen Karton, legen Sie die 'Wegwerf'-Papiere hinein und stellen Sie den Karton (beschriftet mit 'aussortiert TT.MM.JJJJ) in den Keller. Wenn Sie ein Jahr lang nicht hineingeschaut haben, werfen Sie ihn unbesehen auf den Papiermüll.

Sie werden es genießen, plötzlich wieder Platz in Ihren Ordnern, Schränken und Schubladen zu haben.

Ablage online (Dateien)
Der Trend geht eindeutig hin zur Digitalisierung, die auch von der Politik gewünscht und gefördert wird. In Großunternehmen ist in den letzten Jahren viel in Richtung Document-Management-Systemen unternommen worden, aber die KMUs, die kleinen und mittelständischen Unternehmen stehen erst am Anfang der Umstellung.

Wichtig zu wissen ist, dass seit dem 01.01.2015 neue Regeln für die Archivierung elektronischer Dokumente gelten. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regeln, wie sämtliche Verwaltungsvorgänge eines Unternehmens komplett digital abgewickelt werden können. Es müssen z.B. keine Rechnungen mehr in Papierform archiviert werden, sofern sie revisionssicher elektronisch abgespeichert sind. Der digitale Weg ist also durch den Gesetzgeber freigegeben, was aber in der Praxis – gerade von den KMU – noch nicht ganz so einfach umgesetzt werden kann.

Problem ist das Wort 'revisionssicher'. Die meisten kleineren Unternehmen können heutzutage ihre Rechnungen als PDF abspeichern und per Mail verschicken. Aber revisionssicher bedeutet, dass die gespeicherte Datei unveränderbar sein muss, bzw. dass Änderungen an der Datei nachvollzogen werden können und die Datei jederzeit lesbar gemacht werden kann. Und – der Vorgang der elektronischen Archivierung muss dokumentiert sein.
Wenn diese Hürden aber genommen sind – beispielsweise durch ein professionelles Archivierungssystem – lässt sich die gesamte Ablage eines Unternehmens digital verwalten.