Projektbeschreibungen (Case Studies)

Lesen Sie hier eine Auswahl an Case Studies unserer Projekte:

 

Step Kids Education GmbH, Berlin

Mitarbeiter-Motivation:

Der Kunde Step Kids Education GmbH (Stepke) ist ein nationales Unternehmen aus dem Bereich Bildung mit derzeit (Mitte 2018) 300 Mitarbeitern im Konzern, von denen 25 im Management und der Verwaltung beschäftigt sind. Die Verwaltung ist auf zwei Standorte in unterschiedlichen Bundesländern verteilt. Seit April 2017 ist Stepke ein Teil des AcadeMedia Konzerns, der in Deutschland, Schweden und Norwegen rund 550 Kindertagesstätten, Schulen und Einrichtungen für Erwachsenenbildung betreibt.

Stepke wurde 2012 gegründet und hat vor, sich in den nächsten ein bis zwei Jahren zu verdoppeln. Das rasante Wachstum seit der Gründung ist für die Mitarbeiter eine große Herausforderung. Daher beauftragte die Stepke Geschäftsleitung najka Agentur im Herbst 2017 mit der Durchführung einer qualifizierten Mitarbeiterbefragung, um die Brennpunkte herauszufinden. Ziel ist es, die Ideen und Verbesserungsvorschläge, aber auch die Sorgen der Mitarbeiter aufzunehmen. Mit den Ergebnissen kann die Geschäftsleitung nun gezielt Verbesserungen für Unternehmen und Mitarbeiter umsetzen.

Außerdem werden die Mitarbeiter durch dieses Ideenmanagement motiviert und noch fester an das Unternehmen gebunden. Sie erfahren, dass ihre Meinung gefragt ist und die Geschäftsleitung die Vorschläge und Wünsche berücksichtigt und – soweit möglich – umsetzt.

 

Die Befragung fand zunächst in den beiden Verwaltungsstandorten statt und wird seit 2018 Stück für Stück in den KiTas fortgesetzt.

Es wurde mit jedem Mitarbeiter ein ausführliches qualitatives Gespräch geführt und zusätzlich ein kleiner Fragebogen ausgeteilt, der eine quantitative Auswertung der Fragestellung ermöglicht. Außerdem kann anhand des Fragebogens bei weiteren Befragungen in den nächsten Jahren ein Trend in den einzelnen Bereichen abgelesen werden.

Insgesamt waren alle Mitarbeiter ohne Ausnahme sehr offen und bereit, ihre Sichtweise, Kritik und Verbesserungen mitzuteilen. Es wurde sehr begrüßt, dass die Geschäftsleitung diesen Weg wählt, um jedem die Möglichkeit zu geben, die persönlichen Sichtweisen anbringen zu können.

Ablauf der Befragung

Im Vorfeld der Gespräche wurden die Mitarbeiter per Mail gebeten, sich zur Vorbereitung Gedanken darüber zu machen,

  • was bei der Arbeit bei Stepke gefällt
  • welche Ideen oder Verbesserungsvorschläge er/sie hat
  • wo Schwierigkeiten oder Probleme gesehen werden

Jedes Gespräch fand unter vier Augen in einem geschlossenen Raum statt, um eine entspannte und sichere Atmosphäre zu schaffen.

Jedem Gesprächspartner wurde zu Beginn des Gesprächs versichert, dass offen über alle Bereiche der täglichen Arbeit gesprochen werden darf. Dazu zählt auch Kritik an Kollegen oder sonstige menschliche Schwierigkeiten aller Art. Ebenso klargestellt wurde, dass keine Aussage namentlich genannt wird, es sei denn, der Mitarbeiter wünscht dies.

Dann erfolgte die Bitte, einfach mal drauflos zu erzählen, was einem zu seiner täglichen Arbeit einfällt. Der Interviewer notierte stichpunktartig mit und konzentrierte sich aufs Zuhören. Dabei wurde darauf geachtet, nicht nur die Worte des Gesprächspartners, sondern auch die Körpersprache wahrzunehmen. Bei Bedarf hakte der Interviewer zu bestimmten Punkten nach oder warf ein neues Stichwort ein, wenn der Gesprächsfluss nachließ. Ansonsten überließ er die Themenwahl dem Gesprächspartner.
 

Gegen Ende des Gesprächs erwähnte der Interviewer noch die Bereiche, die nicht schon vom Gesprächspartner genannt wurden, so dass in jedem Gespräch alle Bereiche (Planung/Zeitmanagement, Umgang/Fürsorge, Auslastung, Kommunikation, technische Ausstattung) angesprochen wurden. Zum Abschluss erhielt der Mitarbeiter den Fragebogen mit der Bitte um spätere Rückgabe.

Ausnahmslos alle geführten Gespräche waren sehr angenehm, offen und mit großer Bereitschaft, konstruktiv an der Verbesserung des Unternehmens zu arbeiten. Alle Mitarbeiter haben die Gespräche als Chance begriffen, ihre ganz persönliche Sicht auf die Zusammenarbeit im Unternehmen darzulegen. Es wurde ausführlich erzählt, wo die Schwierigkeiten liegen aber in den allermeisten Fällen auch gleich Lösungsvorschläge mitgeliefert.

Fazit:

Die aus den Befragungen gewonnen Ideen, Verbesserungsvorschläge und Eindrücke wurden von najka Agentur jeweils in einem Bericht über die Befragung in der Verwaltung bzw. in den KiTas zusammengefasst und der Geschäftsleitung übergeben. Binnen sechs Monaten konnte die Geschäftsleitung eine Menge davon umsetzen und hat dies auch den Mitarbeitern zurückgemeldet.

Das Projekt hat uns viel Spaß gemacht und wir werden auf Wunsch von Stepke in regelmäßigen Abständen (1x jährlich) die Befragung wiederholen. Dadurch wissen die Mitarbeiter, dass sie regelmäßig zur Unternehmensentwicklung beitragen und entwickeln ganz automatisch eine 'Mit-Denker-Mentalität'. Das Feedback des Kunden macht uns stolz darauf, dass wir gute Unterstützung geleistet haben:

'najka Agentur hat die Befragung im vorgegeben Zeit- und Kostenrahmen professionell umgesetzt. Die Ergebnisse haben uns wertvolle Erkenntnisse und Verbesserungsvorschläge geliefert. Gerne empfehlen wir najka jederzeit uneingeschränkt weiter und freuen uns auf die Fortsetzung der exzellenten und vertrauensvollen Zusammenarbeit.'
Johannes Nagel, Geschäftsführer bei Step Kids Education GmbH

 

WTS Steuerberatungsgesellschaft mbH, Raubling/Kolbermoor

Beratung und Schulung: Der Kunde ist eine international tätige Beratungsgruppe aus den drei Geschäftsbereichen Tax, Legal und Consulting.

Eine Filiale des Unternehmens mit 55 Mitarbeitern zieht in neue moderne Räumlichkeiten um. Diesen Firmenumzug nutzt der Kunde, um im Vorfeld den jetzigen Bestand an Akten, Materialien und sonstigem Zubehör zu sichten und auszusortieren. Geplant ist ein Umzug 'mit leichtem Gepäck'.

najka Agentur unterstützte die Umzugsplanung, indem sie die Mitarbeiter auf den Umzug positiv einstimmte und darin schulte, sich von überflüssigen und zeitraubenden Akten und Arbeitsprozessen zu trennen. Es wurden über zwei Tage Schulungen in Gruppen von jeweils 10-12 Personen durchgeführt. Den Vorträgen lag das 5S-Prinzip zugrunde, das als Instrument dient, um Arbeitsplätze und ihr Umfeld sicher, sauber und übersichtlich zu gestalten.

 

Anschließend wurden an den Arbeitsplätzen Tipps und Tricks zur Umzugsvorbereitung und allgemeinen Arbeitserleichterung vermittelt. Hier konnten die najka Mitarbeiter jedem Mitarbeiter des Kunden ganz konkrete Hilfestellung an seinem eigenen Arbeitsplatz geben. Das Ziel war die Botschaft an die Mitarbeiter, den Neubeginn in den neuen Teambüros als Chance für eine persönliche Effizienzsteigerung und damit verbundener Zeitersparnis zu nutzen.

Im Anschluss an die zwei Tage vor Ort standen die najka Mitarbeiter bis nach dem erfolgreich durchgeführten Umzug für Fragen jederzeit telefonisch oder per Mail zur Verfügung.

Fazit:

Das Projekt hat uns viel Spaß gemacht. Das Feedback des Kunden macht uns stolz darauf, dass wir gute Unterstützung geleistet haben:

'…den wunderbaren Songtext von Silbermond „…es reist sich besser mit leichtem Gepäck“ können wir dank der Unterstützung des charmanten Damenteams von najka bei unserem Aufbruch in eine neue Büroumgebung wörtlich nehmen. Vom ersten Kennenlernen an war die Zusammenarbeit von Offenheit, Sympathie und aktiver Hilfe geprägt. Wir werden gerne wieder mit najka zusammen arbeiten!'
Andreas Ochsner, Geschäftsführer WTS Steuerberatungsgesellschaft mbH

 

Team Teconet GmbH, München

Strukturierung und Dokumentation: Der Kunde ist ein nationales Unternehmen aus dem Bereich Planung, Optimierung und Neuaufbau von Unternehmens- IT (Kommunikations­verkabelung und Netzwerklösungen).

Die Geschäftsleitung und Verwaltung des Unternehmens arbeitet nicht in festen Büroräumen, sondern richtet sich für die Dauer der Projekte bei einem der Großkunden vor Ort ein. Außerdem sind einige Mitarbeiter oft unterwegs in Projekten bei diversen Kunden. Daher ist das Unternehmen dabei, einen Server einzurichten, der den Zugriff auf alle relevanten elektronischen Unterlagen von jedem gewünschten Ort aus ermöglicht.

Dieser Server erfordert eine durchdachte, klare und intuitive Ablagestruktur, so dass alle Mitarbeiter sämtliche benötigten Dokumente leicht finden und ablegen können. Diese Ablagestruktur musste entwickelt und dokumentiert werden. Weiterhin sollte eine einheitliche Dokumentbenennung entwickelt werden, die die eindeutige Suche mittels Suchfunktion ermöglicht.
 

Nach ausführlicher Vor-Ort-Analyse der vorhandenen Datenstruktur und Gesprächen mit der Geschäftsleitung und den Verwaltungsmitarbeitern entwickelten wir eine Struktur für eine übersichtliche Dateiverwaltung. Ebenso wurde eine klare durchgängige Dokumentenbenennung entwickelt, damit jedes Dokument unabhängig von seinem Ablageort jederzeit aufgefunden werden kann.

Die neue Server-Struktur wurde in einem übersichtlichen Aktenplan und einer ausführlicheren Dokumentation beschrieben und jedem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt.

Fazit:

Das Projekt hat uns viel Spaß gemacht und wir werden in regelmäßigen Abständen die Dokumentation überprüfen und ggf. anpassen. Das Feedback des Kunden macht uns stolz darauf, dass wir gute Unterstützung geleistet haben:

'Seitdem unser Server von najka Agentur geordnet und dokumentiert wurde, ist alles übersichtlich. Die klare Ablagestruktur spart uns Zeit und Nerven, vielen Dank dafür!'
Gerhard Brunner, Geschäftsführer Team Teconet GmbH

 

BCWS Bauconsulting Wolfgang Schuh, München

Text-Überarbeitung und Lektorat: Der Kunde ist ein nationales Unternehmen aus dem Bereich Finanzwesen / Finanzierungsberatung.

Der Kunde hat ein Buch zum Thema Immobilien-Finanzierung geschrieben, zu dem er eine komplette Text-Überarbeitung wünscht. Dies beinhaltet

  • Lektorat (Rechtschreibprüfung)
  • Vorschläge für Formulierungen
  • allgemeine Anmerkungen zu 
    - Aufbau
    - Verständlichkeit (für Laien)
    - Design (Seitengestaltung, Bildelemente)
 
Die Überarbeitung erfolgt auf Kundenwunsch direkt im elektronischen Dokument (per Überarbeiten-Funktion und eingefügten Kommentaren) oder als gesonderte Datei.

Fazit:

Wir freuen uns sehr über das positive feedback unseres Kunden zu unserer Arbeit:

'Vielen Dank an najka Agentur für die schnelle und detaillierte Überarbeitung meiner Texte. Ich kann sie für alle Arten von Text–Erstellung und –Überarbeitung wärmstens weiterempfehlen.'
Wolfgang Schuh, Geschäftsführer BCWS – Bauconsulting Wolfgang Schuh e.K

 

ChorusArt Productions GmbH, München/Berlin

Web-Seiten Konzeption und Umsetzung: Der Kunde ist ein nationales Unternehmen aus dem Bereich Film- und Musikproduktion.

Gewünscht wurde eine neue Web-Site, die auf die Zielgruppe ihrer Investoren zugeschnitten sein soll. Das Design sollte edel und minimalistisch sein, sich gegen die etablierten Produktionsfirmen abheben und jung, frisch und modern erscheinen.

In einem Meeting mit der Geschäftsleitung des Kunden wurde die Struktur der Seiten festgelegt und skizziert. Die Web-Seiten sollten jeweils auf Deutsch und Englisch bereitgestellt werden. najka Agentur erarbeitete anschließend ein storyboard für die neuen Seiten und ein Verzeichnis mit Vorschlägen der zu erstellenden Bilder und Videos. Diese wurden vom Kunden selbst geliefert.
 

Sämtliche Texte wurden von najka Agentur in Deutsch und Englisch geschrieben.

Die Umsetzung der Web-Seiten haben wir nach Kundenwunsch mit One.com durchgeführt. So kann der Kunde jederzeit eigenständig Änderungen an seinen Seiten vornehmen. Die Seiten wurden zur vollsten Zufriedenheit unseres Kunden unter Einhaltung eines sehr knappen Zeitplans umgesetzt.

Fazit:

Wir freuen uns sehr über das positive feedback unseres Kunden zu unserer Arbeit:

'najka Agentur hat für meine Produktionsfirma ChorusArt eine neue Website aufgesetzt. Die Umsetzung allein war für uns nicht so entscheidend, wie die Weiterentwicklung des Images der Firma. Mit najka war es uns möglich, bereits im Vorfeld gemeinsam an den neuen Ideen zu arbeiten, sie hatten sofort einen Strukturierungsansatz und haben sämtliche Texte - nach nur einem Meeting - zweisprachig umgesetzt.
Unsere Anforderung war eine schnelle Entwicklung und drei Wochen später konnten wir die gesamte Website abnehmen. Vielen Dank auch dafür, dass ihr Euch in eine völlig neue Contentmanagement-Plattform spielend leicht eingearbeitet habt. najka Agentur ist wärmstens zu empfehlen!'
Rahel Juschka, Geschäftsführerin bei ChorusArt Productions GmbH

 

FJD AG, Kirchheim b. München

Web-Seiten Konzeption, Text und Umsetzung: Der Kunde ist ein nationales Unternehmen mit Lösungen für alle Vorgänge rund um das Thema eGovernment.

Gewünscht wurde eine neue Web-Seite, die kurz und übersichtlich das Angebot des Unternehmens darstellt. Die Zielgruppen des Unternehmens sind Kommunen, Landratsämter, Landes- und Bundesbehörden, Handwerkskammern und Industrie- und Handelskammern sowie gewerbliche Unternehmen, die mit dem Einsatz hochqualitativer elektronischer Verwaltungsabläufe schneller und transparenter arbeiten wollen.

Das Design der Web-Seiten wurde analog der Firmengruppe der JTEC-Holding angelegt, aber auf die Firmenfarben des Kunden abgestimmt.
 

Die Inhalte der Seiten (Texte und Bilder) wurden mit dem Kunden eng nach seinen Wünschen erarbeitet. Die Texte haben wir auf Basis von Produktpapern und anderem Textmaterial verfasst, die Bild-Motive waren teils vorhanden oder wurden von uns passend zu den Texten erarbeitet.

Die Umsetzung der Web-Seiten haben wir auf Kundenwunsch mit One.com durchgeführt. So kann der Kunde jederzeit eigenständig Änderungen an seinen Seiten vornehmen.  

In regelmäßigen Abständen wird der Kunde nach Änderungswünschen befragt, die schnell und unkompliziert umgesetzt werden.

Fazit:

Wir freuen uns sehr über das positive feedback unseres Kunden zu unserer Arbeit:

'Wir bedanken uns bei der Agentur najka für die effiziente und gleichzeitig sehr kreative Umsetzung unserer Web-Seite. Die Agentur hat unsere Wünsche und Vorstellungen komplett erfasst und ganz wunderbar in Form gebracht'
Susanne Modersohn, zuständige Projektleiterin FJD AG

 

FormLAB GmbH, Gauting bei München

Web-Seiten Konzeption und Umsetzung: Der Kunde ist ein nationales Unternehmen mit der Kernkompetenz zur Entwicklung und Herstellung elektronischer Formularsysteme.

Gewünscht wurde eine neue Web-Site, die kurz und übersichtlich das Angebot des Unternehmens darstellt. Das Design wurde analog der Firmen der JTEC-Holding angelegt.

Die Zielgruppen des Unternehmens sind Kommunen, Landratsämter, Landes- und Bundesbehörden, Handwerkskammern und Industrie- und Handelskammern sowie gewerbliche Unternehmen, die mit dem Einsatz hochqualitativer elektronischer Formulare ihre Verwaltungsabläufe schneller und transparenter abwickeln.

 

Die Inhalte der Seiten (Texte und Bilder) wurden mit dem Kunden eng nach seinen Wünschen abgestimmt. Die Umsetzung der Web-Seiten haben wir auf Kundenwunsch mit One.com durchgeführt. So kann der Kunde jederzeit eigenständig Änderungen an seinen Seiten vornehmen. Die Seiten wurden zur vollsten Zufriedenheit unseres Kunden umgesetzt.

In regelmäßigen Abständen wird der Kunde nach Änderungswünschen befragt, die schnell und unkompliziert umgesetzt werden.

Fazit:

Wir freuen uns sehr über das positive feedback unseres Kunden zu unserer Arbeit:

'Schon beim Einführungsgespräch wurde mir klar, dass ich mit der najka Agentur  die richtige Adresse gewählt hatte. Auf Fragen meinerseits wurden konkrete und schnörkellose Antworten und Hinweise gegeben. Hier paart sich Fachwissen mit Persönlichkeit. Professioneller kann es für den Kunden nicht gehen. Ich wünsche der najka Agentur weiterhin vollen Erfolg.'
Klaus Dengler, Geschäftsführer FormLAB GmbH

 

IT-Beratung Andreas Kiefer GmbH, München

Büro-Organisation: Der Kunde ist ein nationales Unternehmen aus dem Bereich IT / Beratung und Entwicklung, das seit über 10 Jahren erfolgreich am Markt tätig ist.

Durch die sehr gute Auftragslage und den häufigen Einsatz unseres Kunden vor Ort bleib wenig Zeit für seine Verwaltung und Ablage. Es wuchsen langsam aber unaufhaltsam Papierstapel, die aus wichtigen Unterlagen gemischt mit Informationsblättern, Werbeprospekten und sonstigem Papier zusammengesetzt waren. Der Kunde hat immer mal wieder Versuche gestartet, seine Ablage zu strukturieren und aufzuräumen, aber sobald ein Kundenprojekt dazwischenkam, blieb der Versuch in der Luft hängen. Da inzwischen sämtlicher Lagerraum des Kunden mit Unterlagen und Ordnern voll war, musste er sich überlegen, weitere Räumlichkeiten zu finden. Zu diesem Zeitpunkt wandte sich der Kunde an najka Agentur.

In einer ersten Analyse wurde von uns kalkuliert, wie viel Zeit wir benötigen, um die gesamte Ablage durchzusortieren. Da der Kunde die meiste Zeit bei seinen Kunden vor Ort arbeitete, konnten wir das gesamte Büro in seiner Abwesenheit erfolgreich durchorganisieren.

 

Es zeigte sich, dass ein Großteil der vorgefundenen Unterlagen nicht aufgehoben werden mussten, da die enthaltenen Informationen entweder veraltet oder mit zwei Klicks aus dem Internet abrufbar waren. Durch das Aussortieren dieser überflüssigen Unterlagen konnte so viel Platz in den Schränken geschaffen werden, dass der Kunde keinen zusätzlichen Lagerraum benötigt. Die wichtigen Unterlagen haben wir nach einem übersichtlichen Ablage-Konzept sortiert und abgeheftet. Es wurde darauf geachtet, dass unser Kunde die Ordnung bequem weiterführen kann.

Sollten aufgrund der Auslastung unseres Kunden die Papierstapel wieder beginnen zu wachsen, kann er uns jederzeit für eine kurze Nachsortierung beauftragen. Dies erfolgte ein Jahr nach Einführung unserer Ordnung und nahm nur knapp zwei Arbeitstage in Anspruch.

 

Fazit:

Es hat uns viel Spaß gemacht, die Büroräume unseres Kunden optimal zu strukturieren und wir haben uns sehr über seinen Kommentar zu unserer Arbeit gefreut:

'Eine selbst gewachsene Ablage erreicht irgendwann den Zustand des gemäßigten Chaos und der Plan dies 'irgendwann am Wochenende/Feierabend' aufzuräumen scheitert meist an der immer fehlenden Zeit. Dank der effizienten Arbeit der najka Agentur sind unsere Unterlagen nun perfekt durchorganisiert und mit einem Griff die gewünschten Dokumente zur Hand.'
Andreas Kiefer, Geschäftsführer bei IT-Beratung Andreas Kiefer GmbH

 


Step Kids Education GmbH, Berlin

Büro-Organisation: Der Kunde Step Kids Education GmbH (Stepke) ist ein nationales Unternehmen aus dem Bereich Bildung mit derzeit (Ende 2015) 130 Mitarbeitern, von denen 20 im Management und der Verwaltung beschäftigt sind. Die Verwaltung ist auf zwei Standorte in unterschiedlichen Bundesländern verteilt.

Stepke wurde 2012 gegründet und hat vor, sich in den nächsten ein bis zwei Jahren zu verdoppeln. Durch das rasante Wachstum seit der Gründung blieb wenig Zeit, klare Strukturen und Dokumentationen zu entwickeln und umzusetzen. Daher wandten sie sich im Oktober 2015 an najka Agentur.

Jeder der Verwaltungsmitarbeiter leistete seit Gründung hervorragende Arbeit, aber durch das schnelle Wachstum kamen die Mitarbeiter an die Grenzen Ihrer Leistungsfähigkeit. Aufgabe war nun zu identifizieren, wie das Unternehmen mit den vorhandenen Ressourcen effizienter und zeitsparender arbeiten kann.

Nach ausführlicher Vor-Ort-Analyse der vorhandenen Schwierigkeiten und Zeitfresser entwickelten wir gemeinsam mit dem Management eine Strategie, die vier Teilprojekte ergab: 

  • Offline Ablage
  • Online Ablage (inkl. Dokumentbenennung)
  • Verwaltungshandbuch
  • Unternehmens-Richtlinien


1) Offline-Ablage

Durch die sehr gute Auftragslage und den häufigen Einsatz unseres Kunden vor Ort bleib wenig Zeit für seine Verwaltung und Ablage. Es wuchsen langsam aber unaufhaltsam Papierstapel, die aus wichtigen Unterlagen gemischt mit Informationsblättern, Werbeprospekten und sonstigem Papier zusammengesetzt waren. Der Kunde hat immer mal wieder Versuche gestartet, seine Ablage zu strukturieren und aufzuräumen, aber sobald ein Kundenprojekt dazwischenkam, blieb der Versuch in der Luft hängen. Da inzwischen sämtlicher Lagerraum des Kunden mit Unterlagen und Ordnern voll war, musste er sich überlegen, weitere Räumlichkeiten zu finden. Zu diesem Zeitpunkt wandte sich der Kunde an najka Agentur.

In einer ersten Analyse wurde von uns kalkuliert, wie viel Zeit wir benötigen, um die gesamte Ablage durchzusortieren. Da der Kunde die meiste Zeit bei seinen Kunden vor Ort arbeitete, konnten wir das gesamte Büro in seiner Abwesenheit erfolgreich durchorganisieren.

 

Es zeigte sich, dass ein Großteil der vorgefundenen Unterlagen nicht aufgehoben werden mussten, da die enthaltenen Informationen entweder veraltet oder mit zwei Klicks aus dem Internet abrufbar waren. Durch das Aussortieren dieser überflüssigen Unterlagen konnte so viel Platz in den Schränken geschaffen werden, dass der Kunde keinen zusätzlichen Lagerraum benötigt. Die wichtigen Unterlagen haben wir nach einem übersichtlichen Ablage-Konzept sortiert und abgeheftet. Es wurde darauf geachtet, dass unser Kunde die Ordnung bequem weiterführen kann.

Sollten aufgrund der Auslastung unseres Kunden die Papierstapel wieder beginnen zu wachsen, kann er uns jederzeit für eine kurze Nachsortierung beauftragen. Dies erfolgte ein Jahr nach Einführung unserer Ordnung und nahm nur knapp zwei Arbeitstage in Anspruch.

 


2) Online-Ablage / Dokumentbenennung

Problem: Auch die Online-Ablage des Kunden war frei gewachsen. Da es kein Ablagesystem gab, hat jeder Mitarbeiter seine Dokumente dort abgelegt, wo er/sie es gerade für richtig hielt. Die Folge war, dass viele Dokumente in verschiedenen Bearbeitungsstadien doppelt und dreifach vorhanden waren. Niemand wusste mehr, welches das aktuellste Dokument ist oder wo benötigte Unterlagen zu finden sind. Vieles wurde auch lokal abgelegt mit der Folge, dass diese Dokumente weder gesichert wurden, noch ein Anderer darauf Zugriff hatte.

Lösung: Es wurde für Stepke eine einheitliche Ablage-Struktur entwickelt, die die Zugriffsrechte der Mitarbeiter auf die einzelnen Bereiche und die gewünschten Kooperationen der Mitarbeiter berücksichtigt.

 

Die Struktur wurde in einem Aktenplan mit zusätzlicher ausführlicher Dokumentation beschrieben, die für alle Mitarbeiter stets zugänglich sind. Darin ist klar geregelt, welches Dokument wo abgelegt und wiedergefunden werden kann.

Ebenso wurde eine klare durchgängige Dokumentenbenennung entwickelt, damit jedes Dokument unabhängig von seinem Ablageort jederzeit aufgefunden werden kann.

Die Stepke-Mitarbeiter erhielten eine mündliche und schriftliche Schulung über die neuen Strukturen und haben jederzeit die Möglichkeit, bei najka Agentur Hilfestellung bei Unklarheiten zu erhalten.

3) Verwaltungs-Handbuch

Um neue Mitarbeiter einzuarbeiten, ist viel Zeitaufwand und Erklärung nötig. Der Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeiter kann beschleunigt werden, wenn diese ein Dokument einsehen können, das die vorhandenen Prozesse und Arbeitsabläufe dokumentiert und erklärt. Auch erfahrene Mitarbeiter profitieren von einem Nachschlagewerk, in welchem sie Vorgänge, die nur hin- und wieder anfallen oder die sie in Vertretung ausführen, nachlesen können. Außerdem ermöglicht die Dokumentation von Prozessen, dass Tätigkeiten auf die gleiche Art und Weise ausgeführt werden und nicht jeder Mitarbeiter seine eigene Vorgehensweise entwickeln muss.

Ein Verwaltungshandbuch beinhaltet die Prozesse und Arbeitsabläufe der Verwaltung und des Managements eines Unternehmens.

 

Es stellt unter anderem eine Sammlung und Beschreibung der anfallenden Tätigkeiten oder Arbeitsplätze, der verwendeten Software und aller 'do's' und 'dont's' in der Verwaltung und Führung des Unternehmens dar.

Für Stepke haben wir ein solches Verwaltungshandbuch erstellt. Dies entstand durch Interwievs mit den Mitarbeitern und dem Management, um eine ausgewogene Mischung aus den Vorstellungen der Geschäftsleitung und den ausgeführten Tätigkeiten der Mitarbeiter zu erhalten.


4) Unternehmens-Richtlinien

Jedes Unternehmen benötigt ab einer gewissen Größe verbindliche Richtlinien zu unterschiedlichen Bereichen. Im vorliegenden Fall haben wir mit der Geschäftsleitung von Stepke Richtlinien für folgende Bereiche erarbeitet:

  • Email-Nutzung
  • Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen
  • Beschaffung von Waren und Dienstleistungen

Diese müssen von allen Mitarbeitern, die es betrifft, gelesen, verstanden und gezeichnet werden.


5) Zusatz-Features

Als Nebenprodukt unseres umfangreichen Kundenprojekts ergab sich ein Dokument, das wir mit 'Noch zu lösen' bezeichnet haben. Es enthält alle Schwierigkeiten und Wünsche, die sich aus den Mitarbeiter-Gesprächen ergeben haben.

Diese Sammlung ist eine gute Vorlage für die Geschäftsleitung, um das tägliche Geschäft für die Mitarbeiter glatter und effizienter zu gestalten. Oftmals sind es 'kleine' Veränderungen, die den Mitarbeitern große Erleichterung verschaffen.

 

Auftretende Themen waren beispielsweise

  • Mögliche Entlastungsbereiche für manche Mitarbeiter oder – wie kann die anfallende Arbeit sinnvoller aufgeteilt werden
  • Welche (technischen) Lösungen können verbessert werden – eingesetzte Software, Arbeitsabläufe etc.
  • In welchen Bereichen werden weitere Mitarbeiter benötigt
  • Wie kann die Zusammenarbeit der verschiedenen Standorte verbessert werden

Fazit:

Das Projekt hat uns viel Spaß gemacht und wir werden auf Wunsch von Stepke in regelmäßigen Abständen (alle 3 Monate) die Dokumentationen überprüfen und ggf. anpassen. Das Feedback des Kunden macht uns stolz darauf, dass wir gute Unterstützung geleistet haben:

'najka Agentur hat schnell und unbürokratisch Struktur und Transparenz in Prozesse und Ablagesysteme der Verwaltung gebracht und diese auch noch charmant den Kolleginnen und Kollegen vermittelt. Vielen Dank dafür!'
Johannes Nagel, Geschäftsführer bei Step Kids Education GmbH

 

EM-SOFTWARE GmbH, Ismaning

Event-Management: Der Kunde ist ein nationales Unternehmen aus dem Bereich IT / Beratung und Entwicklung mit derzeit 15 Mitarbeitern, das seit über 10 Jahren erfolgreich am Markt tätig ist.

Das Unternehmen hat eine sehr gute Auftragslage, so dass jeder Mitarbeiter voll ausgelastet ist. Die Geschäftsleitung möchte Ihren Mitarbeitern Anerkennung für ihre hervorragende Arbeit zeigen und den Zusammenhalt im Team weiter stärken. In der Vergangenheit haben sie gute Erfahrungen mit Mitarbeiter-Events gemacht. Sie wandten sich an najka Agentur für die Planung eines zweitägigen Events.

Wir haben nun für unseren Kunden ein Angebot mit vier unterschiedlichen Vorschlägen für den gewünschten Ausflug 'two-happy-days' im Sommer 2015 erarbeitet. Da wir keine Budget-Angaben erhalten haben, variierten die Vorschläge von günstig bis spektakulär. Vorgegeben waren die Dauer (zwei Tage mit Übernachtung), die Personenzahl, der Wunsch nach outdoor-Aktivitäten und die maximale Entfernung vom Firmensitz.

 

Unser Kunde entschied sich für die spannendste Variante mit sportlichen Aktivitäten und einem urigen Hüttenabend an Tag eins und wunderbarem Naturgenuss mit viel geschichtsträchtigen Informationen an Tag zwei.

Nun wurde die Detail-Planung von uns ausgearbeitet, bis wir in ständiger Absprache mit den unterschiedlichen Locations einen minutiösen Ablaufplan für unseren Kunden erstellt haben. Durch unser sehr gutes Verhältnis mit den lokalen Anbietern konnten wir für unseren Kunden sehr vorteilhafte Preise verhandeln.

Der Ablauf der two-happy-days klappte wie am Schnürchen und auch das Wetter hat perfekt mitgespielt. Wir haben uns sehr über die positiven Kommentare unseres Kunden und seines Teams gefreut:

 

Fazit:

'Spass, ein tolles Team und eine perfekte Organisation – mit diesen Zutaten war unser zweitägiger Ausflug ein unvergessenes Erlebnis. Die einzige Schwierigkeit wird, den Firmenevent nächstes Jahr noch zu toppen.
Vielen Dank an najka Agentur für die tolle Organisation!'
Georg Engl, Geschäftsführer bei EM-SOFTWARE GmbH